Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest ROCKFIN sp. z o.o., ul. Pałacowa 9, Małkowo, 83-330 Żukowo, NIP: 5850205607, KRS: 0001233591, REGON: 003005759.

Kontakt z administratorem:

— e-mail w sprawach dotyczących danych osobowych: gdpr@rockfin.pl;

— e-mail w sprawach dotyczących strony i galerii zdjęć: marketing@rockfin.pl;

— telefon: +48 58 728 29 00;

— korespondencyjnie: na adres siedziby wskazany powyżej.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach ochrony danych osobowych kontaktuj się bezpośrednio z administratorem pod adresem gdpr@rockfin.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu

Formularz kontaktowy i korespondencja

Przetwarzamy adres e-mail, treść wiadomości oraz imię, jeśli zdecydujesz się je podać. Jeżeli dobrowolnie zamieścisz w wiadomości dodatkowe dane osobowe, przetwarzamy je w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy. W przypadku kontaktu bezpośrednio przez e-mail lub telefon przetwarzamy dane, które nam przekazujesz, np. adres e-mail, numer telefonu i informacje dotyczące Twojego zapytania.

Dane wykorzystujemy do udzielenia odpowiedzi, wyjaśnienia opisanej sprawy oraz prowadzenia dalszej korespondencji.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań i prowadzeniu korespondencji. Jeżeli kontakt dotyczy podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, której masz być stroną, lub wykonania zawartej z Tobą umowy, podstawą przetwarzania danych niezbędnych do tych działań jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Podanie danych jest dobrowolne. Adres e-mail i treść wiadomości są niezbędne do obsługi zapytania przez formularz. Imię jest opcjonalne. Wysłanie formularza nie oznacza wyrażenia zgody na marketing ani zapisania się do newslettera.

Wysyłanie i odbieranie wiadomości

Wiadomości z formularza wysyłamy przez odrębne konto SMTP w infrastrukturze SEOHOST (Polska). Konto to służy do wysyłania wiadomości i nie archiwizuje ich w folderze „Wysłane”. Wiadomości są następnie doręczane do skrzynek Rockfin obsługiwanych w usłudze pocztowej Microsoft (Microsoft Outlook, część pakietu Microsoft 365 / Exchange Online), w których przechowujemy korespondencję w celu obsługi zapytań. Kopię zgłoszenia otrzymuje także wskazany pracownik Rockfin. Brak kopii w folderze „Wysłane” nie wyklucza tymczasowego przetwarzania treści przez serwer, np. w kolejce wiadomości oczekujących na doręczenie.

Podstawy prawne są takie same jak w części „Formularz kontaktowy i korespondencja”.

Logi SMTP

W związku z wysyłką serwer zapisuje logi techniczne. Mogą one obejmować datę i godzinę zdarzenia, adres nadawcy i odbiorcy, konto użyte do uwierzytelnienia wysyłki, adres IP hosta przekazującego wiadomość do serwera SMTP, rozmiar i identyfikator wiadomości oraz informacje dotyczące obsługi doręczenia. Adres IP hosta wysyłającego nie musi być adresem IP osoby wypełniającej formularz.

Logi służą diagnostyce wysyłki, rozwiązywaniu problemów z doręczeniem i zapewnieniu bezpieczeństwa. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu niezawodności i bezpieczeństwa korespondencji.

Bezpieczeństwo strony i ochrona przed nadużyciami

Formularz chronimy przed spamem i automatycznymi zgłoszeniami za pomocą: ukrytego pola-pułapki, tokenu zabezpieczającego przed fałszowaniem żądań (CSRF), pomiaru czasu wypełniania oraz ograniczenia liczby zgłoszeń.

Do ograniczania liczby żądań (formularze, logowanie, zapis decyzji o cookies) używamy adresu IP oraz identyfikatora sesji w postaci skrótów kryptograficznych. Serwis nie zapisuje adresów IP w jawnej postaci. Skrót służy rozpoznawaniu powtarzających się żądań. Nie oznacza to automatycznie, że jest informacją anonimową.

Gdy wyświetlasz stronę z formularzem lub logowaniem, na serwerze zakładana jest sesja (patrz punkt 7). Przechowywany jest w niej m.in. token CSRF i czas wyświetlenia formularza. Jeżeli wysłanie formularza się nie powiedzie (np. z powodu błędu w danych), wpisane przez Ciebie imię, adres e-mail i treść wiadomości są przez krótki czas przechowywane w tej sesji na serwerze, aby nie trzeba było wpisywać ich ponownie. Dane te są usuwane po jednorazowym wyświetleniu komunikatu, a sesja wygasa po 30 minutach bezczynności. Po poprawnym wysłaniu wiadomości dane z formularza nie są zachowywane w sesji.

Hosting i infrastruktura SMTP (SEOHOST) zapisują własne logi techniczne, w tym dzienniki połączeń i błędów. Mogą one zawierać adres IP, datę i godzinę połączenia, adres żądanego zasobu oraz informacje techniczne dotyczące żądania i działania serwera.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu oraz ochronie przed nadużyciami.

Zapis Twojej decyzji dotyczącej cookies

Twój wybór dotyczący analityki zapisujemy:

— w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage, klucz cookie_consent) — zapis obejmuje decyzję, jej datę, wersję informacji o zgodzie oraz losowy identyfikator;

— w dzienniku na serwerze — zapis obejmuje datę i godzinę, losowy identyfikator, wersję informacji o zgodzie oraz informację o zaakceptowaniu lub odrzuceniu analityki.

Dziennik decyzji nie zawiera imienia, nazwiska ani adresu IP. Niezależnie od niego infrastruktura hostingowa może zapisywać logi techniczne opisane powyżej. Losowego identyfikatora decyzji nie przypisujemy do Twojego imienia ani adresu e-mail. Jeżeli przekażesz nam ten identyfikator, możemy go użyć do odnalezienia odpowiedniego wpisu.

Dane te przetwarzamy w celu wykazania, że zgoda została lub nie została udzielona, oraz dokumentowania zmian wyboru. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z art. 5 ust. 2 RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na rozliczalności oraz na respektowaniu i dokumentowaniu wyborów użytkownika.

Analityka strony

Obecnie nie korzystamy z narzędzi analitycznych i nie zbieramy za ich pomocą żadnych danych. Jeżeli zdecydujemy się je uruchomić, zaktualizujemy tę politykę i będziemy zbierać dane analityczne wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Odmowa zgody nie ogranicza możliwości korzystania ze strony ani wysłania formularza.

Filmy z YouTube

Na niektórych podstronach udostępniamy filmy z YouTube. Dopóki nie klikniesz przycisku „Odtwórz wideo”, Twoja przeglądarka nie łączy się z YouTube, a my nie pobieramy stamtąd żadnych elementów, w tym miniatur.

Po kliknięciu ładujemy odtwarzacz z domeny youtube-nocookie.com. Korzystanie z tego trybu nie oznacza braku przetwarzania danych przez Google. YouTube (Google) otrzymuje dane techniczne, w tym adres IP i informacje o przeglądarce, oraz może zapisać na Twoim urządzeniu pliki cookies lub inne dane w związku z działaniem odtwarzacza.

Kliknięcie przycisku „Odtwórz wideo” jest Twoją zgodą na ładowanie treści z YouTube. Zgoda dotyczy tylko tego filmu i jest niezależna od innych zgód. Nie zapisujemy jej ani na serwerze, ani w Twojej przeglądarce. Obowiązuje do odświeżenia lub opuszczenia strony; przy kolejnej wizycie film wymaga ponownego kliknięcia „Odtwórz wideo”.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda. Możesz ją wycofać w dowolnym momencie, odświeżając lub opuszczając stronę. Wycofanie zatrzymuje dalsze korzystanie z odtwarzacza na naszej stronie, ale nie cofa przekazania danych, które po kliknięciu trafiły już do YouTube (Google) — nie mamy wpływu na ich dalsze przetwarzanie przez ten podmiot. Pliki zapisane przez YouTube na urządzeniu możesz usunąć w ustawieniach przeglądarki. Zgoda nie jest warunkiem korzystania z pozostałej części strony. Jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

W razie potrzeby przetwarzamy dane związane z korespondencją lub korzystaniem z serwisu w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw administratora.

3. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane w zakresie niezbędnym do realizacji opisanych celów mogą być powierzone lub udostępnione:

— Rafał Piecuch (działający pod marką otono.pl), NIP 7381886049 — dostawca aktualizacji, administracji i utrzymania strony, działający na nasze zlecenie jako podmiot przetwarzający;

— SEOHOST Sp. z o.o., ul. Obornicka 330, 60-689 Poznań, NIP: 9721323212 — dostawca hostingu, utrzymania serwera strony i infrastruktury SMTP, działający na nasze zlecenie jako podmiot przetwarzający;

— Microsoft (Microsoft Outlook, część pakietu Microsoft 365 / Exchange Online) — dostawca usługi pocztowej, w której odbieramy i przechowujemy korespondencję;

— Google — po kliknięciu „Odtwórz wideo” przy filmie z YouTube.

Podmioty przetwarzające działają w zakresie powierzonych czynności, na podstawie umów zgodnych z art. 28 RODO i zgodnie z naszymi instrukcjami. Korzystanie przez nie z dalszych podmiotów przetwarzających podlega zasadom wynikającym z RODO i tych umów. Przy korzystaniu z YouTube Google może przetwarzać dane jako odrębny administrator, zgodnie ze swoją polityką prywatności.

Opublikowane w galerii zdjęcia i ich podpisy są dostępne publicznie dla wszystkich odwiedzających serwis.

Dane mogą zostać udostępnione uprawnionym organom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych.

Informacje o dostawcach:

— Polityka prywatności SEOHOST;

— Oświadczenie o ochronie prywatności Microsoft;

— Microsoft Products and Services Data Protection Addendum;

— Polityka prywatności Google;

— Jak Google wykorzystuje dane z witryn i aplikacji korzystających z jego usług.

4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Hosting strony i infrastruktura SMTP wykorzystywana do wysyłania wiadomości znajdują się w Polsce.

Korzystanie z usług Microsoft (poczta Outlook) i Google może wiązać się z przetwarzaniem lub przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych. Zakres takich operacji zależy od usługi, jej konfiguracji i warunków dostawcy. Microsoft deklaruje, że dane zawartości usługi Exchange Online klientów z UE są przechowywane i przetwarzane w UE/EFTA (EU Data Boundary), co nie wyklucza w pełni przekazania części danych poza EOG, np. w związku z obsługą techniczną lub obowiązkami prawnymi dostawcy.

Jeżeli odbiorca i dany transfer są objęte obowiązującą decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, przekazanie może odbywać się na podstawie tej decyzji, w tym w ramach EU–US Data Privacy Framework. W pozostałych przypadkach stosowane są odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne, zgodnie z warunkami danej usługi.

Opublikowane zdjęcia są dostępne w internecie także poza EOG.

Informacje o podstawach transferu, stosowanych zabezpieczeniach i możliwości uzyskania ich kopii możesz otrzymać, pisząc na gdpr@rockfin.pl.

5. Okres przechowywania danych

Formularz i korespondencja

Dane przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi zapytania i prowadzenia korespondencji, a następnie nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia korespondencji. Jeżeli korespondencja prowadzi do zawarcia umowy, dane niezbędne do jej realizacji i wykonania obowiązków prawnych przechowujemy przez okresy właściwe dla tych celów. Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń możemy przechowywać do upływu właściwego terminu przedawnienia, a w przypadku postępowania — do jego prawomocnego zakończenia.

Zabezpieczenia formularza i sesja

Skróty służące do ograniczania liczby żądań (formularze, logowanie, zapis decyzji o cookies) są wykorzystywane w oknach czasowych od 10 do 15 minut (dla formularza 15 minut, dla zapisu decyzji o cookies 10 minut). Starsze wpisy są usuwane przy najbliższym użyciu formularza, dlatego techniczny zapis może pozostawać dłużej niż okres jego aktywnego wykorzystywania. Sesja na serwerze wygasa po 30 minutach bezczynności.

Logi hostingu i SMTP, kolejka wiadomości

Dzienniki połączeń, błędów i bezpieczeństwa oraz logi SMTP przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu, zgodnie z zasadami dostawcy hostingu. Wiadomości oczekujące na doręczenie mogą być tymczasowo przechowywane w kolejce serwera pocztowego do czasu ich doręczenia. Jeżeli wybrane zapisy są potrzebne do wyjaśnienia incydentu lub ochrony roszczeń, mogą zostać zachowane przez okres niezbędny do realizacji tego celu. Szczegółowe okresy możemy przekazać na żądanie.

Kopie zapasowe

Dane znajdujące się na hostingu mogą być objęte kopiami zapasowymi służącymi odtworzeniu strony i zapewnieniu ciągłości działania. Usunięcie danych z aktywnych zasobów nie zawsze oznacza ich natychmiastowe usunięcie z istniejących kopii. Dane w kopiach są usuwane lub nadpisywane zgodnie z cyklem retencji dostawcy hostingu.

Decyzje dotyczące cookies

Decyzję zapisaną w przeglądarce wykorzystujemy przez około 6 miesięcy (182 dni), chyba że wcześniej zmienisz wybór lub usuniesz dane witryny. Po upływie tego okresu pytamy ponownie. Wpisy w dzienniku decyzji na serwerze przechowujemy przez 12 miesięcy od ich zapisania, w celu wykazania uzyskania lub odmowy zgody. Starsze wpisy usuwamy okresowo. Jeżeli konkretny wpis jest niezbędny do wyjaśnienia skargi, prowadzonego postępowania lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń, przechowujemy go przez czas niezbędny do realizacji tego celu.

Galeria jubileuszowa

Okresy przechowywania danych związanych z galerią opisujemy w punkcie 9.

YouTube

Okresy przetwarzania danych przez Google w związku z korzystaniem z YouTube zależą od rodzaju danych, ustawień użytkownika oraz zasad dostawcy opisanych w polityce prywatności Google.

6. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO masz prawo do:

— dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;

— sprostowania danych i uzupełnienia danych niekompletnych;

— usunięcia danych;

— ograniczenia przetwarzania;

— przenoszenia danych — jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy i spełnione są pozostałe warunki tego prawa;

— wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie;

— wycofania zgody w dowolnym momencie;

— wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Poszczególne prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO.

Sprzeciw

Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Dotyczy to w szczególności obsługi korespondencji, zabezpieczenia strony i formularza, prowadzenia galerii jubileuszowej, dokumentowania wyborów dotyczących cookies oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania w danym celu, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Wycofanie zgody

— Cookies: wybór możesz zmienić w dowolnym momencie przez panel dostępny pod linkiem „Zmień zgodę na cookies” w stopce strony.

— YouTube: zgodę wycofujesz, odświeżając lub opuszczając stronę (patrz punkt 2).

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem i nie oznacza automatycznie usunięcia wszystkich wcześniej zebranych danych — o ich usunięcie możesz wystąpić osobno. Obsługa formularza nie opiera się na zgodzie, więc wycofanie zgody nie dotyczy danych z przesłanej wiadomości.

Kontakt w sprawie praw

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na gdpr@rockfin.pl. Jeżeli będzie to konieczne, poprosimy o informacje pozwalające zweryfikować tożsamość lub odnaleźć dane, których dotyczy żądanie. Informacje o składaniu skarg znajdziesz na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Cookies, pamięć lokalna i zarządzanie zgodą

Cookie sesyjne kirby_session

Cel: zabezpieczenie formularza (token CSRF, czas wypełniania) i wyświetlenie komunikatu po wysłaniu. Cookie jest zakładane na stronach z formularzem lub logowaniem.

Czas działania: cookie jest ważne do 2 godzin, a sesja na serwerze wygasa po 30 minutach bezczynności.

localStorage, klucz cookie_consent

Cel: zapamiętanie decyzji dotyczącej cookies.

Czas działania: decyzja jest wykorzystywana przez około 6 miesięcy (182 dni). Sam wpis może pozostać w pamięci przeglądarki do zastąpienia lub usunięcia.

Cookies i dane YouTube

Cel: działanie odtwarzacza, wyłącznie po kliknięciu „Odtwórz wideo”.

Czas działania: zależnie od zasad Google; patrz polityka prywatności Google.

Informacje dodatkowe

Jedynym plikiem cookie zakładanym przez nasz serwis jest sesyjne kirby_session. Token dostępu do strefy pracownika jest ważny 1 godzinę. Analityka jest wyłączona.

Zapis lub odczyt informacji na urządzeniu podlega art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Mechanizmy niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, w tym zabezpieczenia formularza i zapamiętanie wyboru dotyczącego zgody, nie wymagają odrębnej zgody w zakresie, w jakim spełniają warunki ustawowego wyjątku. Pozostałe mechanizmy uruchamiamy dopiero po uzyskaniu zgody.

Możesz zmienić swój wybór w dowolnym momencie przez panel dostępny w stopce pod linkiem „Zmień zgodę na cookies”. Cookies i dane witryny możesz też usuwać w ustawieniach przeglądarki. Usunięcie zapisanego wyboru spowoduje ponowne wyświetlenie panelu przy kolejnej wizycie. Zablokowanie niezbędnych cookies może utrudnić działanie formularza.

8. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Nie wykorzystujemy danych z formularza ani z galerii do profilowania użytkowników.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Zabezpieczenia antyspamowe mogą odrzucić zgłoszenie uznane za automatyczne; nie prowadzą one do oceny osoby ani do skutków prawnych. W razie problemów z formularzem skontaktuj się z nami pod adresem marketing@rockfin.pl lub telefonicznie.

9. Galeria zdjęć jubileuszowych i strefa pracownika

Zgłoszenia fotografii

Pracownicy mogą przesyłać fotografie do publicznej galerii jubileuszowej za pośrednictwem strefy pracownika. W związku ze zgłoszeniem przetwarzamy imię i nazwisko oraz adres e-mail zgłaszającego, przesłany plik, opis, wskazanego autora lub źródło fotografii, ewentualny rok jej wykonania, identyfikator zgłoszenia, status moderacji oraz treść, wersję i datę zaakceptowanego oświadczenia. Możemy przechowywać także niezbędne notatki moderatora.

Dane zgłaszającego służą przyjęciu i weryfikacji zgłoszenia, kontaktowi w sprawie zdjęcia, moderacji, dokumentowaniu oświadczeń i uprawnień do publikacji oraz ochronie przed ewentualnymi roszczeniami. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu galerii jubileuszowej, dokumentowaniu historii firmy i weryfikacji uprawnień. W zakresie obsługi żądań wynikających z RODO podstawą jest także art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do przyjęcia zgłoszenia. Dane zgłaszającego nie są automatycznie publikowane jako dane autora. W galerii możemy podać autora lub źródło fotografii zgodnie z posiadanymi informacjami i uprawnieniami. Adresu e-mail zgłaszającego nie publikujemy.

Osoby przedstawione na fotografiach

Fotografie mogą zawierać wizerunki osób, a opisy — ich imiona, nazwiska lub inne informacje pozwalające na identyfikację. Dane te otrzymujemy od osób zgłaszających zdjęcia lub z archiwum firmy. Publikacja służy prezentacji historii i obchodów 35-lecia Rockfin.

Podstawą prawną przetwarzania wizerunków i danych z opisów jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes administratora polegający na dokumentowaniu i prezentowaniu historii firmy. W stosunku do osób, które udzieliły zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, zezwolenie stanowi dodatkową gwarancję po stronie administratora, nie zastępując podstawy z RODO. Zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku na gruncie art. 81 prawa autorskiego jest odrębną kwestią od podstawy przetwarzania danych.

Zgłaszający oświadcza, że dysponuje wymaganymi zezwoleniami na rozpowszechnianie wizerunku albo że zezwolenie nie jest wymagane na podstawie prawa. Oświadczenie to nie zastępuje obowiązków Rockfin wynikających z RODO. Fotografie są weryfikowane przed udostępnieniem. Nie publikujemy zdjęć ani opisów ujawniających dane szczególnych kategorii (np. dotyczące zdrowia, wyznania lub przynależności związkowej) ani przedstawiających osoby w sytuacjach, które mogłyby je narazić na szwank.

Osoby przedstawione na zdjęciach mogą w każdej chwili zażądać ich usunięcia lub wnieść sprzeciw (patrz punkt 6 i część „Moderacja, zgłoszenia naruszeń i usuwanie” poniżej).

Informacja dla osób, których dane otrzymaliśmy od innych osób (art. 14 RODO): administratorem jest ROCKFIN sp. z o.o. (dane kontaktowe w punkcie 1); przetwarzamy wizerunek oraz dane wskazane w opisie zdjęcia (np. imię i nazwisko); źródłem danych jest osoba zgłaszająca zdjęcie albo archiwum firmy; cel, podstawa prawna, odbiorcy, okres przechowywania i prawa — jak w niniejszej polityce.

Dostęp do strefy pracownika

Strefa pracownika wykorzystuje czasowy dostęp oparty na tokenie, ważnym 1 godzinę. Na stronach z logowaniem zakładana jest sesja (cookie sesyjne kirby_session, patrz punkt 7), a liczbę żądań ograniczamy za pomocą skrótów kryptograficznych adresu IP i identyfikatora sesji, wykorzystywanych w oknach czasowych 10–15 minut (patrz punkty 2 i 5). Serwis nie zapisuje adresów IP w jawnej postaci. Hosting i SMTP (SEOHOST) zapisują własne logi techniczne. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — interes administratora polegający na zabezpieczeniu formularza i ograniczeniu dostępu do osób uprawnionych. Token nie jest publikowany ani ujawniany osobom nieuprawnionym.

Moderacja, zgłoszenia naruszeń i usuwanie

Przesłane zdjęcia nie są publikowane automatycznie. Moderator może zaakceptować, odrzucić lub czasowo wycofać fotografię, a także skorygować opis bez przypisywania nieprawdziwego autorstwa. Moderacja nie jest weryfikacją praw autorskich do zdjęcia.

Każda osoba może zgłosić zastrzeżenia dotyczące zdjęcia, pisząc na marketing@rockfin.pl i wskazując identyfikator zdjęcia. Identyfikator znajdziesz w opisie pod powiększonym zdjęciem w galerii. Pomocny będzie krótki opis sprawy oraz adres do odpowiedzi. Żądania wynikające z RODO (np. sprzeciw, usunięcie danych osobowych) możesz kierować na gdpr@rockfin.pl. Nie wymagamy rutynowo skanów dokumentów ani szczegółowego uzasadnienia żądania wynikającego z RODO; gdy będzie to konieczne, możemy poprosić o informacje niezbędne do weryfikacji.

W razie wiarygodnego zgłoszenia wycofujemy zdjęcie niezwłocznie, co do zasady w ciągu 3 dni roboczych, do wyjaśnienia sprawy. Żądania dotyczące praw z RODO rozpatrujemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca, z możliwością przedłużenia na zasadach RODO.

Dane związane ze zgłoszeniem naruszenia przetwarzamy w celu obsługi żądania, realizacji obowiązków prawnych oraz dokumentowania rozstrzygnięcia. Podstawą jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO.

Okresy przechowywania

— Opublikowane fotografie — przez czas funkcjonowania galerii jubileuszowej w serwisie Rockfin. Co najmniej raz na 5 lat przeglądamy zasadność dalszej publikacji. W razie zamknięcia galerii lub serwisu usuwamy zdjęcia z serwera w ciągu 30 dni. Zdjęcie usuwamy wcześniej na żądanie (patrz punkt 6 i część „Moderacja, zgłoszenia naruszeń i usuwanie”).

— Odrzucone i nierozpatrzone zgłoszenia — do 6 miesięcy od odrzucenia lub ostatniej aktywności.

— Dane zgłaszającego, zaakceptowane oświadczenia i historia moderacji — przez czas publikacji zdjęcia, a po jego usunięciu przez czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń, nie dłużej jednak niż 5 lat od usunięcia zdjęcia.

— Dokumentacja rozpatrzonych zgłoszeń naruszeń i żądań z RODO — do 5 lat od rozpatrzenia, w celu wykazania prawidłowości działań i obrony ewentualnych roszczeń.

— Dziennik decyzji o cookies — 12 miesięcy od zapisania (patrz punkt 5).

— Logi techniczne hostingu i SMTP — według zasad dostawcy (SEOHOST), jak opisano w punkcie 5.

— Korespondencja dotycząca zgłoszeń — według zasad z punktu 5, z zastrzeżeniem spraw spornych.

Dane nie są przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do wskazanych celów.

W przypadku publikacji internetowej nie możemy zagwarantować, że osoby trzecie nie zachowają kopii zdjęcia przed jego usunięciem. Niepubliczne zgłoszenia i dane kontaktowe są dostępne upoważnionym osobom Rockfin oraz podmiotom obsługującym serwis w niezbędnym zakresie, zgodnie z punktem 3.

10. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować w związku ze zmianami działania serwisu, wykorzystywanych usług lub przepisów. Aktualna wersja jest dostępna na tej stronie, a datę ostatniej aktualizacji podajemy na początku dokumentu. Jeżeli zmiana będzie wymagać uzyskania nowej zgody, poprosimy o nią przed rozpoczęciem przetwarzania w zmienionym zakresie.